ZUGFeRD: Profile, Versionen und was als E-Rechnung zählt

ZUGFeRD ist das Rechnungsformat, das die meisten deutschen Rechnungsprogramme heute ausgeben: Sie sehen ein normales PDF, in dem unsichtbar eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten steckt. Mensch und Buchhaltungssoftware bekommen so dieselbe Rechnung in einer Datei.

Seit 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 1. Januar 2027 beginnt die Pflicht zum Ausstellen. Ob Ihre ZUGFeRD-Datei dafür reicht, hängt vor allem an einem Detail: dem Profil. Diese Seite erklärt die Profile, die aktuelle Version, den Unterschied zur XRechnung und wie Sie eine Datei prüfen.

Was ZUGFeRD ist

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Format wird vom FeRD entwickelt, einem Forum unter dem Dach der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV). Seit Version 2.0 arbeitet das FeRD mit dem französischen Forum FNFE-MPE zusammen. Dort heißt dasselbe Format Factur-X, und die FNFE schreibt dazu: „Techniquement, Factur-X et ZUGFeRD sont identiques.“

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht laut FeRD „aus einer PDF/A-3-Datei (Sichtformat) und einer eingebetteten XML-Datei (maschinenlesbar)“. Das BMF nennt so etwas ein hybrides Format: strukturierter Datenteil und menschenlesbarer Teil in einer Datei.

Welche Version aktuell ist

Das FeRD hat am 4. August 2026 ZUGFeRD 2.5.2 veröffentlicht, zeitgleich mit Factur-X 1.09.2 in Frankreich. Für die Steuer zählt aber nicht die neueste Version, sondern die Untergrenze: Das BMF erkennt ZUGFeRD „ab Version 2.0.1“ an. Eine Rechnung im Format 2.1 oder 2.3 ist also nicht deshalb ungültig, weil es inzwischen 2.5.2 gibt.

Das ursprüngliche ZUGFeRD-Format beruhte laut BMF noch nicht auf der Norm EN 16931. Fassungen vor 2.0.1 gelten deshalb nicht als E-Rechnung.

Die ZUGFeRD-Profile im Überblick

ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen. Sie unterscheiden sich darin, wie viele Rechnungsdaten in der XML stehen. Wenige Daten reichen als Buchungshilfe, für eine vollständige Rechnung nach § 14 UStG braucht es mehr.

Grundlage der rechten Spalte sind das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (Rn. 30) und die FAQ des FeRD. Das BMF erkennt ZUGFeRD „ab der Version 2.0.1“ an und nimmt dabei ausdrücklich „die Profile MINIMUM und BASIC-WL“ aus.

MINIMUM und BASIC WL: keine E-Rechnung

Diese beiden Profile enthalten keine Rechnungspositionen. Das FeRD nennt sie ausdrücklich eine „Buchungshilfe“. Rechtlich ist in diesen Fällen nur das PDF die Rechnung, und ein PDF ist ab der Pflicht eine „sonstige Rechnung“, keine E-Rechnung.

Für Sie heißt das: Wenn Ihr Programm „ZUGFeRD“ verspricht, fragen Sie nach dem Profil. Ein Anbieter, der nur MINIMUM schreibt, deckt die Pflicht ab 2027 nicht ab.

BASIC, EN 16931 und EXTENDED: die üblichen Profile

Für die meisten Unternehmen ist das Profil EN 16931 (früher COMFORT) die sichere Wahl. Es bildet das europäische Kerndatenmodell vollständig ab, und jede Empfängersoftware, die EN 16931 versteht, kann es lesen.

BASIC reicht für einfache Rechnungen, bildet aber nicht alle Felder ab. EXTENDED ist für Branchen gedacht, die mehr brauchen als das Kernmodell, etwa zusätzliche Positionsangaben. Beachten Sie: Je spezieller das Profil, desto eher muss der Empfänger es ausdrücklich unterstützen.

XRECHNUNG: das Profil für öffentliche Auftraggeber

Das Profil XRECHNUNG ist laut FeRD ein Referenzprofil, das eine XRechnung-XML in ein PDF einbettet. Die XML-Datei heißt dann „xrechnung.xml“, in den anderen Profilen „factur-x.xml“. Die Rechnungseingangsplattform des Bundes nennt „ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG“ als Beispiel für ein zulässiges Format neben der reinen XRechnung.

Beispiel: was in einer ZUGFeRD-Rechnung steht

Nehmen wir eine einfache Rechnung: Eine Beraterin aus Köln berechnet einem Kunden in München 10 Stunden zu je 100 €. Netto sind das 1.000 €, dazu 19 % Umsatzsteuer, also 190 €, zusammen 1.190 €.

Im PDF sieht das aus wie jede andere Rechnung. In der eingebetteten XML stehen dieselben Angaben in festen Feldern der EN 16931, den sogenannten Business Terms (BT):

Im Profil EN 16931 kommen die Position selbst (Menge 10, Einheit Stunde, Einzelpreis 100 €), das Leistungsdatum und die Zahlungsangaben dazu. Im Profil BASIC WL fehlen die Positionen, deshalb reicht es nicht als Rechnung.

Das FeRD veröffentlicht offizielle ZUGFeRD-Beispielrechnungen. Sie eignen sich gut, um zu sehen, wie eine korrekte Datei aufgebaut ist, und um einen Viewer oder Ihre eigene Software zu testen.

Welche ZUGFeRD-Rechnung als E-Rechnung gilt

Damit eine ZUGFeRD-Datei ab 2027 bzw. 2028 Ihre Pflicht erfüllt, müssen drei Dinge zusammenkommen:

1. Version 2.0.1 oder neuer.
2. Ein zulässiges Profil: BASIC, EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG.
3. Inhalt nach EN 16931 und UStG: Pflichtangaben vorhanden, Beträge rechnen sich, Steuersätze passen.

Wer ab wann ausstellen muss, steht im Detail auf der Seite zur E-Rechnung-Pflicht. Kurz: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026 ab 1. Januar 2027, alle anderen ab 1. Januar 2028. Rechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Kleinunternehmer sind ausgenommen.

PDF und XML: welcher Teil gilt

Bis 2024 galt bei hybriden Rechnungen im Zweifel das Bild, also das PDF. Das hat sich umgedreht. Das BMF schreibt in seiner FAQ: „Unterscheidet sich der strukturierte Rechnungsteil vom Bildteil, sind nunmehr die Daten des strukturierten Teils maßgebend.“

Praktisch bedeutet das: Wenn Ihr PDF 1.190 € ausweist, die XML aber 1.000 €, dann gilt rechtlich die XML. Das FeRD fordert deshalb, dass beide Teile inhaltlich identisch sind. Als Empfänger sollten Sie nicht nur das PDF ansehen, sondern die XML anzeigen lassen. Das BMF empfiehlt genau das.

ZUGFeRD oder XRechnung: was ist der Unterschied

Beide Formate sind steuerlich gleichwertig, wenn die Bedingungen oben erfüllt sind. Die Unterschiede liegen in der Handhabung.

ZUGFeRD ist bequem, wenn Ihre Kunden noch keine Software für E-Rechnungen haben: Sie öffnen das PDF wie gewohnt, und die Buchhaltung kann die XML trotzdem auslesen. XRechnung ist schlanker und bei Behörden der Standard. Welches Format Sie verwenden, ist laut BMF eine Absprache zwischen den Vertragsparteien. Ihr Kunde kann also XRechnung wünschen, aber kein beliebiges unbekanntes Format verlangen.

Mehr zur XML-Variante steht auf der oben verlinkten Seite zur XRechnung. Wenn Sie international verschicken, lohnt ein Blick auf Peppol.

PDF/A-3: warum gerade dieses PDF

PDF/A ist die Archivvariante des PDF-Formats (ISO 19005). Version 3 erlaubt es, beliebige Dateien einzubetten, hier die XML. Das FeRD schreibt, die PDF-Datei „sollte dem PDF/A-3 Format entsprechen“, und berücksichtigt den Standard seit ZUGFeRD 2.0.

In den Metadaten des PDFs (XMP) steht, welches Profil die eingebettete XML hat. Passen Metadaten und XML nicht zusammen, lesen manche Empfängerprogramme die Datei falsch oder gar nicht. Ein häufiger Fehler: Das Programm schreibt „EN 16931“ in die Metadaten, die XML ist aber nur BASIC WL.

Wie Sie eine ZUGFeRD-Rechnung prüfen

Das BMF stellt klar, dass eine Validierung „keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung“ ist. Sie hilft aber, fehlende oder widersprüchliche Pflichtangaben zu finden, bevor es der Empfänger oder später die Betriebsprüfung tut.

Eine sinnvolle Prüfung läuft in vier Schritten:

1. XML auslesen: Ist überhaupt eine XML eingebettet, und heißt sie wie erwartet?
2. Profil bestimmen: Welches Profil steht in der XML und in den XMP-Metadaten, und stimmen beide überein?
3. Regeln anwenden: Die offiziellen Geschäftsregeln der EN 16931 prüfen, ob Pflichtfelder fehlen oder Beträge nicht aufgehen. Beim Profil XRECHNUNG kommen die Regeln der KoSIT dazu.
4. Inhalt ansehen: Die XML lesbar anzeigen und mit dem PDF vergleichen.

Unser Validator macht die Schritte 1 bis 4 direkt im Browser. Er nutzt die offiziellen CEN-Prüfregeln für EN 16931 (Version 1.3.17) und für das Profil XRECHNUNG die Schematron-Regeln der KoSIT (2.6.0). Ihre Datei wird dabei nicht hochgeladen.

Was er nicht prüft: eine vollständige PDF/A-Konformität (dafür gibt es spezialisierte Werkzeuge wie veraPDF) und eine XSD-Schemaprüfung. Details zu Umfang und Grenzen stehen in unserer Methodik.

Typische Fehler in ZUGFeRD-Dateien

• Falsches Profil: MINIMUM oder BASIC WL, obwohl eine vollständige Rechnung gemeint ist.
• Abweichende Beträge: PDF und XML zeigen verschiedene Summen, etwa nach einer manuellen Korrektur im PDF.
• Fehlende Pflichtangaben: Steuernummer oder USt-IdNr. des Verkäufers, Leistungsdatum, Steuersatz je Position.
• Rundungsfehler: Die Summe der Positionen ergibt nicht die Gesamtsumme, eine der häufigsten Regelverletzungen.
• Metadaten passen nicht: Das XMP nennt ein anderes Profil als die XML.

ZUGFeRD erstellen: welche Wege es gibt

Sie brauchen kein Spezialwissen, um ZUGFeRD zu erzeugen. Die meisten Rechnungsprogramme für kleine Firmen können es inzwischen. In unserem Software-Vergleich sehen Sie, welche Anbieter ZUGFeRD erstellen und welche Profile sie dokumentieren. Für wenige Rechnungen im Monat reichen oft kostenlose Wege.

Wichtig bei der Auswahl: Fragen Sie nach dem Profil. „ZUGFeRD-fähig“ allein sagt nicht, ob das Programm MINIMUM oder EN 16931 schreibt. Testen Sie eine Beispielrechnung, bevor Sie umstellen.

ZUGFeRD an Behörden und ins Ausland

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber brauchen Sie in der Regel das Profil XRECHNUNG oder gleich eine reine XRechnung, dazu die Leitweg-ID der Behörde. Ein ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931 erfüllt zwar die Steuerregeln, die Behörde kann aber eigene Anforderungen stellen.

Im Ausland ist ZUGFeRD unterschiedlich verbreitet. In Frankreich gehört das identische Format Factur-X zu den drei Formaten, die jede zugelassene Plattform annehmen muss. In Belgien ist dagegen Peppol BIS Billing auf Basis von UBL der Standard. Deutsche Lieferanten ohne belgische Niederlassung fallen zwar nicht unter die belgische Pflicht, ihre Kunden empfangen aber meist über Peppol.

ZUGFeRD empfangen

Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit 1. Januar 2025, auch als Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür. Weil das PDF lesbar ist, merken viele Empfänger gar nicht, dass sie eine ZUGFeRD-Rechnung bekommen haben.

Da im Streitfall die XML gilt, sollten Sie sie sichtbar machen. Neben unserem Viewer bietet die Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de einen kostenlosen Viewer für XRechnung und ZUGFeRD. Ob Sie selbst betroffen sind und ab wann, beantwortet unser Pflicht-Check.