E-Rechnung kostenlos erstellen, empfangen und anzeigen

Die E-Rechnung muss nichts kosten, solange Sie wenige Rechnungen schreiben. Empfangen geht ohnehin kostenlos, und zum Erstellen gibt es mehrere Gratis-Tarife. Die Grenzen liegen meist bei der Anzahl der Rechnungen, beim Versand und bei der Archivierung.

Diese Seite sammelt die kostenlosen Wege, getrennt nach Empfangen, Anzeigen, Erstellen und Prüfen. Alle Angaben zu Anbietern stammen von deren eigenen Seiten, geprüft am 14. November 2026.

Wer was können muss

Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer und Vermieter. Ausstellen müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Jahr 2026 ab 1. Januar 2027, alle anderen ab 1. Januar 2028. Einzelheiten stehen auf der Seite zur E-Rechnung-Pflicht, Ihren persönlichen Termin zeigt der Pflicht-Check.

Kleinunternehmer dürfen nach § 34a UStDV dauerhaft Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Für sie geht es auf dieser Seite nur um Empfangen und Anzeigen.

E-Rechnungen kostenlos empfangen

Für den Empfang brauchen Sie keine Spezialsoftware. Das BMF schreibt: „Für den Empfang einer elektronischen Rechnung genügt bereits ein E-Mail-Postfach.“ Ein separates Postfach nur für Rechnungen ist nicht nötig.

Wichtig ist, was danach passiert. Laut BMF müssen Sie bei einer E-Rechnung „zumindest deren strukturierter Teil“ acht Jahre so aufbewahren, dass er „unversehrt in seiner ursprünglichen Form“ vorliegt. Speichern Sie also die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF selbst, nicht nur einen Ausdruck oder Screenshot.

E-Rechnungen kostenlos anzeigen

Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnen Sie wie jedes PDF. Eine XRechnung ist dagegen reines XML und ohne Viewer kaum lesbar. Auch bei ZUGFeRD lohnt ein Viewer, denn seit 2025 gilt im Zweifel die XML und nicht das PDF.

Kostenlose Viewer:

• ELSTER: Die Finanzverwaltung bietet unter e-rechnung.elster.de einen Viewer für XRechnung und ZUGFeRD.
• Unser Viewer: Er zeigt XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X und Peppol-Rechnungen an und prüft sie zugleich. Die Datei verlässt Ihr Gerät nicht.
• Papierkram: Der Anbieter hat einen kostenlosen XML-Viewer, der ohne Anmeldung funktioniert.

E-Rechnungen kostenlos erstellen

Ein staatliches Programm zum Erstellen gibt es nicht. Kostenlos geht es über Gratis-Tarife von Rechnungsprogrammen und über einzelne Generatoren. Die Übersicht (Stand: Nov. 2026):

Welcher Weg für wen

• 2 bis 4 Rechnungen im Monat, ZUGFeRD reicht: SumUp Invoices oder Papierkram.
• Gelegentlich eine XRechnung für einen Großkunden: Zervant, weil XRechnung dort auch im Gratis-Tarif enthalten ist.
• Einzelne Rechnung ohne Konto: die Generatoren von sevDesk oder BuchhaltungsButler. Prüfen Sie dort, ob Ihre Daten gespeichert werden und in welchem Profil die Datei entsteht.
• Mehr als 10 Rechnungen im Monat: Hier stoßen die meisten Gratis-Tarife an Grenzen. Ein Vergleich der bezahlten Tarife steht in unserem Software-Vergleich.

Ihre erste kostenlose E-Rechnung in fünf Schritten

1. Format klären: Erwartet Ihr Kunde ZUGFeRD (PDF mit XML) oder XRechnung (reines XML)? Fragen Sie im Zweifel nach. Für Behörden ist es in der Regel XRechnung.
2. Stammdaten anlegen: Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung. Für XRechnung zusätzlich eine Kontaktperson mit Telefon und E-Mail.
3. Rechnung schreiben: Positionen mit Menge, Einheit und Einzelpreis, Steuersatz, Leistungsdatum. Beispiel: 4 Stunden zu 80 € ergeben 320 € netto, 60,80 € Umsatzsteuer und 380,80 € brutto.
4. Käuferreferenz eintragen: Im Feld Buyer reference (BT-10) die Leitweg-ID bei Behörden, eine Referenz Ihres Kunden oder im B2B einen Platzhalter wie „-“.
5. Prüfen und senden: Laden Sie die Datei herunter, prüfen Sie sie im Validator und schicken Sie sie per E-Mail.

Kleinunternehmer: was kostenlos reicht

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, müssen Sie keine E-Rechnungen ausstellen. Sie können weiter Rechnungen als PDF oder auf Papier schreiben, auch nach 2027. Die Empfangspflicht lösen Sie kostenlos mit Ihrem E-Mail-Postfach, einem Viewer und einem Ordner für die Archivierung.

Ein Gratis-Tarif lohnt sich trotzdem, wenn Ihre Kunden lieber E-Rechnungen bekommen, weil deren Buchhaltung sie automatisch verarbeitet. Prüfen Sie dann die erste Datei, bevor Sie sie verschicken. Wer die Regelung verlässt, muss ab diesem Zeitpunkt die normalen Fristen einhalten.

PDF in E-Rechnung umwandeln: geht das kostenlos?

Viele suchen nach einem Werkzeug, das ein vorhandenes PDF in eine E-Rechnung verwandelt. Das Problem: Ein PDF enthält nur ein Bild der Rechnung. Eine E-Rechnung braucht die Daten strukturiert als XML, also Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Parteien in festen Feldern nach EN 16931.

Ein Werkzeug, das ein PDF ausliest, muss diese Daten erkennen und kann sich dabei irren. Wenn PDF und XML danach voneinander abweichen, gilt die XML. Sicherer ist es, die Rechnung gleich in einem Programm zu schreiben, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.

E-Rechnungen kostenlos prüfen

Bevor Sie eine selbst erstellte E-Rechnung verschicken, lohnt ein Test. Das BMF nennt die Validierung keine Pflicht, aber ein Mittel, um fehlende oder widersprüchliche Pflichtangaben zu finden.

Zwei kostenlose Möglichkeiten:

• Der Validator der KoSIT: Open Source, für Entwickler gedacht, läuft lokal und braucht etwas technische Einrichtung. Spezifikation und Werkzeuge finden Sie auf xeinkauf.de.
• Unser Validator: Er prüft im Browser mit den offiziellen Regeln für EN 16931, XRechnung und Peppol, ohne Upload und ohne Anmeldung. Was er genau prüft, steht in der Methodik.

Wo kostenlos an Grenzen stößt

Gratis-Tarife sind ein guter Einstieg, aber prüfen Sie drei Punkte, bevor Sie Ihre Rechnungsstellung darauf aufbauen:

1. Archivierung: Speichert der Anbieter Ihre Rechnungen acht Jahre, und kommen Sie bei einer Kündigung an die Originaldateien?
2. Empfang: Kann das Programm eingehende E-Rechnungen auslesen, oder nur eigene erstellen?
3. Wachstum: Was kostet der nächste Tarif, wenn Sie die Grenze erreichen? Bei SumUp Invoices sind es 8 € im Monat bei jährlicher Zahlung, bei Zervant 9 bis 11 € für Start (Stand: Nov. 2026).