E-Rechnung Pflicht 2027: alle Fristen und Übergangsregeln

Die E-Rechnung-Pflicht kommt in Deutschland in Stufen, und 2027 ist das wichtigste Jahr: Ab 1. Januar 2027 müssen die ersten Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Am 31. Dezember 2026 endet außerdem die allgemeine Übergangsfrist für PDF- und Papierrechnungen.

Hier finden Sie alle Fristen für Deutschland mit Beispielen, dazu die Termine in Frankreich und Belgien, falls Sie dort Kunden oder Lieferanten haben. Stand: 14. November 2026.

Zeitplan der E-Rechnung-Pflicht in Deutschland

Die Rechtsgrundlage ist § 27 Abs. 38 UStG. Alle Details zu Formaten und Ausnahmen stehen in unserem Ratgeber zur E-Rechnung-Pflicht in Deutschland.

E-Rechnung Pflicht 2027: wer betroffen ist

Ab 1. Januar 2027 gilt die Ausstellungspflicht für alle Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 € lag. Sie betrifft Leistungen an andere in Deutschland ansässige Unternehmen, die ab diesem Tag ausgeführt werden.

Entscheidend ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, nicht der Gewinn. In einer umsatzsteuerlichen Organschaft zählt der Umsatz des gesamten Organkreises. Bei Gutschriften kommt es auf den Umsatz dessen an, der die Gutschrift ausstellt.

Beispiel: Ein Großhändler mit 2,4 Millionen € Umsatz 2026 liefert am 8. Januar 2027 Ware an einen Handwerksbetrieb. Diese Rechnung muss eine E-Rechnung sein, etwa eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931.

Was für Unternehmen bis 800.000 € gilt

Unternehmen mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz 2026 haben ein Jahr länger Zeit. Für Leistungen im Jahr 2027 dürfen sie noch Papierrechnungen schicken. Ein PDF oder ein anderes elektronisches Format ist mit Zustimmung des Empfängers erlaubt. Die Rechnung muss bis 31. Dezember 2027 ausgestellt sein.

Beispiel: Ein IT-Freelancer mit 90.000 € Umsatz 2026 rechnet ein Projekt vom November 2027 im Dezember 2027 als PDF ab. Das ist erlaubt, wenn der Kunde zustimmt. Rechnet er erst im Januar 2028 ab, braucht er eine E-Rechnung.

EDI bis Ende 2027

Wer Rechnungen per EDI austauscht (zum Beispiel EDIFACT), darf ein nicht EN-16931-konformes Verfahren für Leistungen aus 2027 weiter nutzen, wenn der Empfänger zustimmt und die Rechnung bis 31. Dezember 2027 ausgestellt wird. Das gilt unabhängig vom Umsatz. Kann man aus dem EDI-Format die Daten richtig und vollständig in ein Format nach EN 16931 übertragen, ist es auch danach zulässig.

Übergangsfrist bis 31. Dezember 2026

Für Leistungen aus 2025 und 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen ausstellen und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF oder andere Formate. Die Bedingung: Die Rechnung muss bis 31. Dezember 2026 ausgestellt sein. Diese Frist endet in sieben Wochen.

Was das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 zeitlich regelt

Das dritte BMF-Schreiben enthält eigene Fristen für Sonderfälle:

Ab 2028: Pflicht für alle

Ab 1. Januar 2028 laufen alle Übergangsregeln aus. Jede Rechnung zwischen inländischen Unternehmen muss dann eine E-Rechnung sein, außer:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto,
• Fahrausweise,
• Rechnungen von Kleinunternehmern,
• steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG,
• Fälle, in denen der Lieferant oder der Kunde nicht in Deutschland ansässig ist.

Fristen nach Unternehmensart

Nicht jedes Unternehmen folgt dem Zeitplan nach Umsatz. Diese Tabelle zeigt die häufigsten Sonderfälle.

Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, muss er ab diesem Zeitpunkt unter den übrigen Voraussetzungen E-Rechnungen ausstellen. Für Rechnungen an Behörden gelten unabhängig davon eigene Regeln mit Leitweg-ID.

Empfang: seit 2025 ohne Übergangsfrist

Beim Empfang gibt es keine Übergangsfrist. Seit 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen annehmen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür. Wer eine E-Rechnung bekommt und sie nicht öffnen kann, hat trotzdem keinen Anspruch auf eine Papierrechnung.

Zum Lesen einer XRechnung brauchen Sie einen Viewer, weil die Datei nur aus XML besteht. Unser kostenloser Prüfer zeigt die Rechnung lesbar an und prüft sie gegen die offiziellen Regeln.

Checkliste vor dem 31. Dezember 2026

1. Ermitteln Sie Ihren Gesamtumsatz 2026. Liegt er über 800.000 €, gilt die Ausstellungspflicht ab 1. Januar 2027.
2. Stellen Sie alle Leistungen aus 2026 möglichst bis 31. Dezember 2026 in Rechnung, um die Lücke im Januar 2027 zu vermeiden.
3. Klären Sie mit Ihren Kunden, welches Format sie annehmen, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.
4. Prüfen Sie, ob Ihr Rechnungsprogramm E-Rechnungen erstellen kann. Eine Übersicht finden Sie in unserem Software-Vergleich.
5. Testen Sie eine erste E-Rechnung, bevor die Pflicht greift.

Offene Punkte

• Verschiebung: Der Zentralverband des Deutschen Handwerks und die Bankenbranche fordern, die Stufe 2027 auf 1. Januar 2028 zu verschieben. Beschlossen ist das nicht. Wir prüfen § 27 Abs. 38 UStG bis Anfang 2027 bei jeder Aktualisierung.
• Neugründungen 2027: Ohne Vorjahresumsatz liegt ein neues Unternehmen wörtlich gelesen unter 800.000 €. Offiziell bestätigt ist das nicht.
• Meldesystem: Das BMF plant ein Meldesystem „zu einem späteren Zeitpunkt“. Ein Gesetz und ein Starttermin fehlen.

Fristen in Frankreich und Belgien

Wenn Sie an Unternehmen in Frankreich oder Belgien verkaufen oder dort eine Niederlassung haben, gelten dort andere Termine.

Ein deutsches Unternehmen ohne Niederlassung in Frankreich oder Belgien muss dort in der Regel keine E-Rechnungen ausstellen. In Frankreich können aber Meldepflichten (E-Reporting) greifen, etwa bei Verkäufen an Verbraucher ohne OSS. Details stehen auf unseren Seiten zu Frankreich und Belgien.

Ab 2030: EU-weite Regeln (ViDA)

Mit dem EU-Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) werden ab 1. Juli 2030 innergemeinschaftliche B2B-Umsätze elektronisch abgerechnet und nahezu in Echtzeit gemeldet. Bis 1. Januar 2035 sollen die nationalen Systeme an das EU-Modell angepasst sein. An den deutschen Fristen 2027 und 2028 ändert das nichts.