E-Rechnung für Kleinunternehmer: was Sie müssen und was nicht

Für Kleinunternehmer ist die E-Rechnung-Pflicht halb so streng wie für alle anderen. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen seit 1. Januar 2025, ausstellen müssen Sie sie nie, solange Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen.

Hier lesen Sie, was das im Alltag bedeutet, was beim Überschreiten der Umsatzgrenze passiert und wie Sie beides ohne Kosten lösen. Stand: 14. November 2026. Für Ihren Einzelfall fragen Sie Ihren Steuerberater.

Was für Kleinunternehmer gilt

Die allgemeine Pflicht und alle Fristen für andere Unternehmen finden Sie in unserem Ratgeber zur E-Rechnung-Pflicht.

Wer Kleinunternehmer im Sinne des Gesetzes ist

Kleinunternehmer ist, wer die Sonderregelung nach § 19 UStG anwendet. Voraussetzung ist, dass der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreitet. Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus.

Wichtig: Die Ausnahme hängt an der Regelung, nicht an der Größe. Ein Freiberufler mit 30.000 € Umsatz, der zur Regelbesteuerung optiert hat, ist kein Kleinunternehmer und fällt unter die normale Pflicht. Begriffe wie „Kleinstunternehmen“ spielen für die deutsche E-Rechnung keine Rolle. Außer der Kleinunternehmerregelung zählt nur die Grenze von 800.000 € Vorjahresumsatz.

Empfangen: Pflicht seit 1. Januar 2025

Auch als Kleinunternehmer müssen Sie seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Das BMF schreibt dazu: Kleinunternehmer sind zwar von der Ausstellung ausgenommen, müssen aber dennoch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Was Sie dafür brauchen

Ein E-Mail-Postfach reicht. Laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 gilt das ausdrücklich auch, wenn der Empfänger Kleinunternehmer ist, und ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig.

Ihre Lieferanten müssen Ihnen ab ihrer eigenen Pflicht E-Rechnungen schicken, auch wenn Sie Kleinunternehmer sind. Einen Anspruch auf eine Papierrechnung haben Sie dann nicht.

So lesen Sie eine E-Rechnung

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Öffnen Sie sie im Browser, sehen Sie nur Code. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF mit eingebetteten Daten, das Sie wie gewohnt lesen können.

Für XRechnungen gibt es kostenlose Viewer, etwa den der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de oder unseren Prüfer. Er zeigt die Rechnung lesbar an und läuft komplett im Browser: Die Datei verlässt Ihr Gerät nicht.

Legen Sie die Originaldatei ab, nicht nur einen Ausdruck. Wie Sie E-Rechnungen im Einzelnen aufbewahren, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Ausstellen: keine Pflicht nach § 34a UStDV

§ 34a UStDV erlaubt Kleinunternehmern, ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung zu übermitteln. Das heißt:

• Papierrechnungen sind dauerhaft erlaubt.
• PDF-Rechnungen per E-Mail sind erlaubt, wenn der Kunde zustimmt.
• Diese Ausnahme gilt auch nach dem 1. Januar 2028, wenn für alle anderen die volle Pflicht beginnt.

Freiwillig E-Rechnungen ausstellen

Sie dürfen trotzdem E-Rechnungen schreiben. Das kann sinnvoll sein, wenn Ihre Geschäftskunden Rechnungen automatisch verarbeiten oder wenn Sie absehbar über die Umsatzgrenze kommen. Dann ist der Wechsel später kein Bruch.

Beispiel: Eine Fotografin mit 22.000 € Umsatz arbeitet vor allem für Agenturen. Sie darf weiter PDF-Rechnungen mit Zustimmung schicken. Schickt sie stattdessen ZUGFeRD-Rechnungen, sehen die Agenturen ein normales PDF und können zugleich die Daten automatisch übernehmen.

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung verlassen

Überschreiten Sie eine der Umsatzgrenzen oder verzichten Sie auf die Regelung, gelten ab dem Wechsel die normalen Regeln. Das BMF sagt dazu: Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, ist er unter den übrigen Voraussetzungen ab diesem Zeitpunkt auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet.

„Unter den übrigen Voraussetzungen“ heißt: Auch für Sie gelten dann die Übergangsfristen.

Ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet Sie nach § 19 Abs. 3 UStG mindestens fünf Kalenderjahre. Wer optieren will, sollte die E-Rechnung bei der Entscheidung mitdenken. Ab wann genau der Wechsel im Jahr wirkt, besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater.

Fünf Missverständnisse rund um Kleinunternehmer und E-Rechnung

„Für den Empfang brauche ich eine spezielle Software.“ Nein. Das BMF nennt ausdrücklich das E-Mail-Postfach als ausreichend. Software macht das Lesen und Ablegen bequemer, Pflicht ist sie nicht.

„Ein PDF per E-Mail ist schon eine E-Rechnung.“ Nein. Ein einfaches PDF ist eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten nach der Norm EN 16931. Als Kleinunternehmer dürfen Sie aber genau solche sonstigen Rechnungen weiter schicken.

„Mein Kunde kann verlangen, dass ich E-Rechnungen schreibe.“ Das Umsatzsteuerrecht verlangt es von Kleinunternehmern nicht. Ob Sie es einem Kunden vertraglich zusagen, ist Ihre Entscheidung.

„Ich brauche eine eigene Leitweg-ID oder Peppol-ID.“ Nein. Unternehmen brauchen laut der Rechnungseingangsplattform des Bundes keine eigene Leitweg-ID, auch nicht für die B2B-Pflicht. Die Leitweg-ID gehört dem öffentlichen Auftraggeber.

„Kleinbetragsrechnungen sind für mich eine zusätzliche Ausnahme.“ Für Kleinunternehmer spielt die 250-€-Grenze beim Ausstellen keine Rolle, weil § 34a UStDV ohnehin alle Rechnungen erfasst. Wichtig wird sie erst nach einem Wechsel zur Regelbesteuerung.

Sonderfall: Rechnungen an Behörden

Die Ausnahme nach § 34a UStDV gilt nur für das Umsatzsteuerrecht. Für Rechnungen an Bundesbehörden gilt seit 27. November 2020 die E-Rechnungsverordnung des Bundes. Sie kennt keine Ausnahme für Kleinunternehmer, wohl aber für Direktaufträge bis 1.000 €. Dort brauchen Sie die Leitweg-ID Ihres Auftraggebers. Für Landes- und Kommunalbehörden gelten eigene Regeln der Länder.

Kostenlose Lösungen für Kleinunternehmer

Für den Empfang brauchen Sie keine Software: E-Mail-Postfach und ein kostenloser Viewer reichen. Wer selbst E-Rechnungen schreiben möchte, findet kostenlose Tarife. Nach Angaben der Anbieter (Stand: November 2026):

• Papierkram: dauerhaft kostenloses Free-Paket mit Empfang von E-Rechnungen und Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen.
• SumUp Invoices: 0 € für bis zu 4 Rechnungen oder E-Rechnungen im Monat, Empfang unbegrenzt.
• Zervant: Free-Tarif für 0 € mit bis zu 5 Rechnungen im Monat, inklusive XRechnung.
• easybill: Free-Tarif für 0 € mit 50 Dokumenten im Monat.

Die Bedingungen ändern sich häufig. Prüfen Sie den aktuellen Leistungsumfang beim Anbieter. Mehr Optionen vergleichen wir auf der Seite E-Rechnung kostenlos und im Software-Vergleich.