XRechnung: Versionen, UBL oder CII, Leitweg-ID und Prüfung

XRechnung ist das deutsche E-Rechnungsformat in seiner reinsten Form: eine XML-Datei ohne PDF, gebaut nach der europäischen Norm EN 16931. Für Rechnungen an Behörden ist sie seit Jahren Standard, und seit 1. Januar 2025 kommt sie auch im B2B-Alltag an, weil alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können müssen.

Diese Seite erklärt, welche Version gilt, worin sich UBL und CII unterscheiden, wann Sie eine Leitweg-ID brauchen und wie Sie eine XRechnung lesen und prüfen. Wer ab wann ausstellen muss, steht auf der Seite zur E-Rechnung-Pflicht.

Was XRechnung ist

XRechnung ist ein sogenannter CIUS der EN 16931, also eine nationale Konkretisierung der europäischen Norm mit zusätzlichen Regeln, etwa dazu, welche Felder gefüllt sein müssen. Herausgeber ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Bremen, die den Standard „im Auftrag des IT-Planungsrats“ betreibt. Spezifikation, Prüfregeln und Werkzeuge veröffentlicht sie auf xeinkauf.de.

Das BMF beschreibt XRechnung als „rein strukturiertes Format (im Unterschied zu einem hybriden Format)“. Neben dem Kerndatenmodell gibt es eine Erweiterung (Extension XRechnung) für branchenspezifische Angaben. Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben stehen laut BMF im Kernmodell.

Steuerlich gilt eine XRechnung immer als E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG, sofern ihr Inhalt stimmt. Sie ist aber nicht das einzige zulässige Format. Auch ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer MINIMUM und BASIC WL) und andere Formate nach EN 16931, etwa Peppol BIS Billing, sind erlaubt.

Welche XRechnung-Version gilt

Die KoSIT führt auf xeinkauf.de eine Versionsübersicht. Stand 14. November 2026:

Die KoSIT schreibt: „Am 01. Februar 2024 ist die Version 3.0 in Kraft getreten und sollte genutzt werden.“ Weil es im Sommer 2026 kein normatives Release gab, bleibt XRechnung 3.0 mindestens bis 31. Juli 2027 in Kraft. Die finale Version 4.0 mit den technischen Komponenten erwartet die KoSIT für das Frühjahr 2027.

Was die Bugfix-Bundles bedeuten

Innerhalb von 3.0.2 veröffentlicht die KoSIT regelmäßig Bundles mit korrigierten Prüfregeln und Visualisierungen, zuletzt am 31. August 2026 und einen Visualisierungs-Bugfix am 13. Oktober 2026. Die Version Ihrer Rechnung ändert sich dadurch nicht. Es kann aber passieren, dass eine Datei mit einem älteren Validator durchfällt und mit einem neueren besteht, oder umgekehrt. Fragen Sie im Streitfall, mit welchem Regelstand Ihr Empfänger prüft.

UBL oder CII: zwei Syntaxen, ein Inhalt

XRechnung gibt es in zwei XML-Syntaxen, die nach CEN/TS 16931-2 verpflichtend sind: UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Beide bilden dasselbe Datenmodell ab. Eine Rechnung über 1.190 € mit 19 % Umsatzsteuer enthält in beiden Varianten dieselben Pflichtangaben, nur die Elementnamen und die Struktur der XML unterscheiden sich.

Als Rechnungssteller wählen Sie die Syntax, die Ihre Software erzeugt. Als Empfänger sollten Sie beide verarbeiten können, denn Ihre Lieferanten entscheiden unterschiedlich. Wenn Sie international über Peppol verschicken, ist UBL meist naheliegender, weil Peppol BIS Billing auf UBL beruht.

Leitweg-ID: nur für Rechnungen an Behörden

Die Leitweg-ID ist die Adresse eines öffentlichen Auftraggebers. Mit ihr leiten die Eingangsplattformen eine XRechnung an die richtige Stelle weiter. Sie bekommen sie vom Auftraggeber: „Die Leitweg-ID wird Ihnen bei der Auftragserteilung mitgeteilt“, heißt es in der FAQ der E-Rechnung des Bundes. Eine eigene Leitweg-ID brauchen Rechnungssteller nicht.

In der XRechnung steht die Leitweg-ID im Feld BT-10 (Buyer reference). Dieses Feld ist in XRechnung Pflicht. Für B2B-Rechnungen sagt das BMF: Da keine Leitweg-ID nötig ist, ist „umsatzsteuerlich bereits die Angabe eines Platzhalters (z. B. „-“) ausreichend“. Ihr Kunde kann Ihnen stattdessen auch eine eigene Referenz geben, etwa eine Lieferantennummer.

Ein leeres BT-10 ist dagegen ein Fehler. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 nennt genau diesen Fall als Beispiel für einen Geschäftsregelfehler. Mehr zu Aufbau und Beschaffung steht auf der Seite zur Leitweg-ID.

XRechnung an öffentliche Auftraggeber

Für Rechnungen an Bundesbehörden gilt seit 27. November 2020 die E-Rechnungsverordnung (E-RechV). Die Rechnungen laufen über die Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE). Laut FAQ der E-Rechnung des Bundes stehen drei Wege zur Verfügung: Weberfassung, Upload und E-Mail. Dazu kommt der Versand direkt aus Ihrer Software über Peppol.

Einige Punkte, die Lieferanten häufig übersehen:

• Format: Standard ist XRechnung. Andere Formate nach EN 16931 sind möglich, die Plattform nennt etwa ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG. Formate, die der Norm nicht entsprechen, werden nicht angenommen.
• Direktaufträge: Für Aufträge bis 1.000 € ohne Umsatzsteuer gilt die allgemeine E-Rechnungspflicht der E-RechV nicht (§ 3 Abs. 3 E-RechV).
• Länder und Kommunen: Sie haben teils eigene Regeln und Plattformen. Wo B2G- und B2B-Regeln zusammentreffen, gilt laut BMF die strengere.

XRechnung erstellen

Sie brauchen keine Programmierkenntnisse, um eine XRechnung zu erzeugen. Es gibt drei übliche Wege:

1. Rechnungsprogramm: Die meisten Programme für kleine Firmen exportieren XRechnung als XML-Datei. Welche das in welchem Tarif können, zeigt unser Software-Vergleich. Einige bieten XRechnung auch im Gratis-Tarif, etwa Zervant mit bis zu 5 Rechnungen im Monat (Stand: Nov. 2026).
2. Weberfassung bei der Behörde: Für Rechnungen an den Bund können Sie die Rechnung direkt im Formular der OZG-RE erfassen. Das lohnt sich für einzelne Rechnungen an Behörden, nicht für das B2B-Geschäft.
3. ERP oder Buchhaltungssoftware: Größere Firmen erzeugen XRechnungen direkt aus ihrem System. Prüfen Sie die Ausgabe einmal gegen die aktuellen KoSIT-Regeln, bevor Sie sie an alle Kunden schicken.

Beispiel: was eine XRechnung enthält

Eine Rechnung über 10 Stunden Beratung zu je 100 € enthält in der XML unter anderem die Rechnungsnummer (BT-1), das Rechnungsdatum (BT-2), die Buyer reference (BT-10), Name und USt-IdNr. des Verkäufers (BT-27, BT-31), den Käufer (BT-44), die Position mit Menge 10 und Einzelpreis 100 €, die Umsatzsteuer von 190 € (BT-110) und den Bruttobetrag von 1.190 € (BT-112). Dazu kommen die Kontaktdaten des Verkäufers, die XRechnung zusätzlich verlangt.

Die KoSIT stellt neben dem Validator auch eine Testsuite bereit. Wer selbst Rechnungen erzeugt, kann seine Ausgabe mit diesen Beispieldateien vergleichen.

XRechnung anzeigen: welcher Viewer

Eine XRechnung ist für Menschen nicht direkt lesbar. Das BMF schreibt: „Unternehmen benötigen insofern eine zusätzliche Software zur Visualisierung der XML-Datei (sogenannte Viewer).“ Kostenlose Möglichkeiten:

• ELSTER-Viewer: Die Finanzverwaltung bietet unter e-rechnung.elster.de einen Viewer für XRechnung und ZUGFeRD.
• Visualisierung der KoSIT: Die KoSIT stellt XSL-Skripte bereit, mit denen Softwarehersteller XRechnungen darstellen.
• Unser Viewer: Er zeigt die Rechnung lesbar an und prüft sie gleichzeitig, ohne dass die Datei Ihren Rechner verlässt.
• Ihre Buchhaltungssoftware: Viele Programme lesen XRechnungen beim Import ein. Welche das tun, steht im Software-Vergleich.

Weitere Wege ohne Kosten sammeln wir auf der Seite E-Rechnung kostenlos.

XRechnung prüfen

Ob eine XRechnung formal stimmt, zeigt eine Validierung. Sie ist laut BMF keine direkte Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, findet aber fehlende Pflichtangaben und Rechenfehler, bevor der Empfänger die Rechnung zurückweist.

Eine vollständige Prüfung umfasst zwei Regelwerke:

1. EN 16931: die europäischen Geschäftsregeln (BR-…), etwa „Summe der Positionen muss der Nettosumme entsprechen“.
2. XRechnung: die zusätzlichen nationalen Regeln der KoSIT (BR-DE-…), etwa Pflichtangaben zu Kontaktdaten des Verkäufers oder zum Feld BT-10.

Das offizielle Werkzeug ist der Open-Source-Validator der KoSIT mit der XRechnung-Konfiguration. Er ist für Entwickler gedacht und läuft lokal mit Java. Einfacher geht es mit unserem Validator: Er wendet die CEN-Regeln für EN 16931 (Version 1.3.17) und die XRechnung-Schematron der KoSIT (2.6.0, für XRechnung 3.0.2) direkt im Browser an und erkennt UBL und CII automatisch.

Häufige Fehlermeldungen

• BR-DE-15 / BT-10 fehlt: Die Buyer reference ist leer. Im B2B einen Platzhalter oder die Referenz Ihres Kunden eintragen.
• BR-CO-…: Rechenregeln. Meist Rundungsdifferenzen zwischen Positionen, Steuerbetrag und Gesamtsumme.
• Falsche Spezifikationskennung: Die Datei meldet eine alte Version, etwa XRechnung 2.x.
• Fehlende Kontaktdaten: XRechnung verlangt Angaben zum Ansprechpartner des Verkäufers, die die EN 16931 allein nicht fordert.

Ob Sie selbst schon E-Rechnungen ausstellen müssen, zeigt unser Pflicht-Check.