E-Rechnung-Software im Vergleich: 14 Programme für XRechnung & ZUGFeRD

Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 1. Januar 2028 alle anderen. Empfangen müssen Sie sie schon seit 1. Januar 2025. Spätestens jetzt stellt sich die Frage, ob Ihr Rechnungsprogramm das kann und was ein Wechsel kostet.

Wir haben 14 Programme verglichen, die in Deutschland verbreitet sind. Grundlage sind ausschließlich die Hilfe-, Preis- und Funktionsseiten der Anbieter, geprüft am 14. November 2026. Wo ein Anbieter eine Funktion nicht dokumentiert, schreiben wir „nicht belegt“. Das heißt nicht, dass es sie nicht gibt, sondern dass Sie beim Anbieter nachfragen sollten.

Was gute E-Rechnung-Software können muss

Bevor Sie Programme vergleichen, lohnt ein Blick auf die Pflichten. Eine E-Rechnung ist in Deutschland eine Datei nach EN 16931, etwa eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2.0.1. Ein normales PDF zählt ab der Pflicht nicht mehr.

Daraus ergeben sich vier Mindestanforderungen:

1. Erstellen: XRechnung oder ZUGFeRD im Profil EN 16931 (oder BASIC, EXTENDED, XRECHNUNG), nicht nur MINIMUM oder BASIC WL.
2. Empfangen und lesen: eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien anzeigen und möglichst automatisch auslesen.
3. Aufbewahren: Das BMF verlangt, dass Sie mindestens den strukturierten Teil acht Jahre „unversehrt in seiner ursprünglichen Form“ aufbewahren, also die XML und nicht nur einen Ausdruck.
4. Versenden: Per E-Mail reicht in Deutschland. Peppol ist ein Plus für Behörden und Kunden im Ausland.

Vergleichstabelle: 14 Programme im Überblick

Alphabetisch sortiert. „Ja“ heißt: Der Anbieter beschreibt die Funktion auf seinen eigenen Seiten. Preise nennen wir nur, wo der Anbieter sie klar angibt (Stand: Nov. 2026).

Factur-X, das französische Gegenstück zu ZUGFeRD, dokumentiert keiner der deutschen Anbieter ausdrücklich. Technisch sind beide Formate identisch, eine ZUGFeRD-Datei im Profil EN 16931 ist also auch eine gültige Factur-X-Datei.

Die Programme im Einzelnen

Accountable

Accountable erstellt XRechnungen, die Sie als XML exportieren oder direkt versenden, und hängt ZUGFeRD automatisch an verschickte Rechnungen an. Es ist eines von nur zwei Programmen in dieser Liste mit dokumentiertem Peppol-Versand, ausdrücklich für XRechnung und ZUGFeRD. Es gibt einen kostenlosen Einstieg, dessen Grenzen der Anbieter auf der geprüften Seite nicht nennt. Gut für: Freelancer und Selbstständige, die auch an Behörden oder ins Ausland liefern.

Billomat

Billomat erstellt ZUGFeRD. XRechnung gibt es laut eigener FAQ nur in der CII-Syntax über ZUGFeRD, nicht in UBL. Für Kunden, die ausdrücklich UBL verlangen, reicht das nicht. Peppol ist nicht dokumentiert, ein Gratis-Tarif fehlt. Gut für: Bestandskunden, deren Empfänger ZUGFeRD akzeptieren.

BuchhaltungsButler

BuchhaltungsButler erstellt, versendet und empfängt XRechnungen in allen Tarifen und kann ZUGFeRD. Die Peppol-Anbindung ist laut Funktionsseite „in Planung“. Preise ab 24,95 € pro Monat bei jährlicher Zahlung (Stand: Nov. 2026). Zusätzlich bietet der Anbieter einen kostenlosen ZUGFeRD-Generator ohne Anmeldung. Gut für: Kleine Firmen, die Buchhaltung und Rechnungen in einem Programm wollen.

Candis

Candis ist kein Rechnungsprogramm, sondern ein Werkzeug für eingehende Rechnungen. Es liest XRechnung ab Version 3.0.1 und ZUGFeRD in den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. Peppol-Empfang ist nur als Beta beschrieben. Gut für: Kleine und mittlere Firmen mit vielen Eingangsrechnungen, weniger für Solo-Selbstständige.

DATEV

DATEV unterstützt XRechnung und ZUGFeRD, die Einzelheiten konnten wir auf öffentlichen Seiten aber nicht prüfen. Zu Peppol gibt es nur Diskussionen in der DATEV-Community. DATEV wird meist über Steuerberatungen genutzt. Gut für: Firmen, deren Steuerberatung ohnehin mit DATEV arbeitet. Klären Sie den Funktionsumfang dort.

easybill

easybill erstellt und versendet XRechnung und ZUGFeRD. Der Gratis-Tarif erlaubt 50 Dokumente im Monat „inkl. E-Rechnung“, 3 Kontakte und einen Nutzer. Auf derselben Preisseite steht „E-Rechnung erstellen & empfangen“ aber bei den bezahlten Tarifen, ab Starter für 9 bis 12 € im Monat (Stand: Nov. 2026). Prüfen Sie im Test, was im Gratis-Tarif tatsächlich geht. Gut für: Kleine Firmen mit überschaubarem Rechnungsvolumen.

FastBill

FastBill erstellt XRechnung 3.0 und ZUGFeRD 2.3. Beim Empfang liest es ZUGFeRD automatisch aus, XRechnung-Daten müssen Sie laut Hilfe dagegen manuell übernehmen. Kein dauerhafter Gratis-Tarif, 14 Tage Test. Gut für: Selbstständige, die vor allem ausstellen und wenige XRechnungen empfangen.

Lexware Office

Lexware Office (früher lexoffice) staffelt nach Versionen: XRechnung und ZUGFeRD empfangen ab Version S, erstellen und versenden ab Version M. Wer ab 2027 oder 2028 ausstellen muss, braucht also mindestens M. Peppol ist nicht erwähnt. Kein Gratis-Tarif, 30 Tage Test. Gut für: Kleine Firmen, die mit dem Empfang anfangen und vor ihrer Ausstellungspflicht auf Version M wechseln.

orgaMAX

orgaMAX erstellt und empfängt XRechnungen in allen Tarifen und kann ZUGFeRD. Peppol ist nicht dokumentiert. 14 Tage Test. Gut für: Kleine Firmen, die XRechnungen schon im Einstiegstarif erstellen und empfangen wollen.

Papierkram

Papierkram hat ein dauerhaftes Free-Paket: E-Rechnungen empfangen und ZUGFeRD erstellen ist darin enthalten. XRechnung erstellen gibt es ab Paket S. Dazu bietet der Anbieter einen kostenlosen XML-Viewer ohne Anmeldung. Gut für: Solo-Selbstständige, die günstig anfangen und später erweitern wollen.

sevDesk

sevDesk erstellt, versendet und liest XRechnung und ZUGFeRD. Laut eigener FAQ ist die E-Rechnung „in allen kostenpflichtigen Tarifen“ enthalten. Ob der Free-Tarif E-Rechnungen erstellt, ist nicht eindeutig belegt. Separat gibt es einen kostenlosen E-Rechnungsgenerator. Gut für: Kleine Firmen, die Rechnungen und Buchhaltung kombinieren wollen.

SumUp Invoices

SumUp Invoices (früher Debitoor) erstellt XRechnung und ZUGFeRD. Der Gratis-Tarif umfasst bis zu 4 Rechnungen oder E-Rechnungen im Monat und unbegrenzten Empfang. Plus kostet 8 € im Monat bei jährlicher Zahlung oder 10 € monatlich (Stand: Nov. 2026). Gut für: Sehr kleine Unternehmen mit wenigen Rechnungen.

WISO MeinBüro

WISO MeinBüro erstellt, versendet und empfängt XRechnung und kann ZUGFeRD. Widersprüchlich ist der Empfang: Die Preisseite führt ihn als kostenpflichtigen Zusatzdienst, die Hilfe als enthalten ab Tarif S. Fragen Sie vor dem Kauf nach. Gut für: Firmen, die XRechnung erstellen und empfangen wollen und den Empfang vorab mit dem Anbieter klären.

Zervant

Zervant erstellt XRechnungen auch im Free-Tarif (bis zu 5 Rechnungen im Monat), den Versand übernehmen Sie dort selbst. Peppol-Versand gibt es als Premium-Funktion über den Partner Basware. ZUGFeRD steht nicht auf der Preisseite. Start kostet 9 bis 11 €, Plus 20 bis 25 € im Monat (Stand: Nov. 2026). Gut für: Freelancer, die gelegentlich XRechnungen schreiben, etwa an einen einzelnen Großkunden.

Weitere Anbieter

Kontist, Sage und Finom bieten ebenfalls Rechnungsfunktionen. Ihre Unterstützung für XRechnung und ZUGFeRD konnten wir auf den Anbieterseiten nicht bestätigen. Fragen Sie dort direkt nach, welches Format und welches Profil erzeugt wird.

So wählen Sie das passende Programm

1. Wie viele Rechnungen schreiben Sie?

Bei 2 bis 5 Rechnungen im Monat reichen oft Gratis-Tarife wie bei SumUp Invoices oder Zervant. Wer 30 oder mehr Rechnungen schreibt, stößt dort schnell an Grenzen und fährt mit einem bezahlten Tarif besser. Eine Übersicht aller kostenlosen Wege steht auf der Seite E-Rechnung kostenlos.

2. Müssen Sie überhaupt ausstellen?

Kleinunternehmer dürfen dauerhaft Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Wer nur steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG hat, etwa als Vermieter von Wohnraum, muss ebenfalls keine E-Rechnung ausstellen. In beiden Fällen geht es nur um den Empfang. Ob und ab wann Sie betroffen sind, zeigt unser Pflicht-Check.

3. Wer sind Ihre Kunden?

• Nur Firmen in Deutschland: ZUGFeRD im Profil EN 16931 ist meist die bequemste Wahl, weil Kunden ohne Spezialsoftware das PDF lesen können.
• Behörden: Sie brauchen XRechnung und die Leitweg-ID. Peppol-Versand spart Arbeit.
• Kunden in Belgien: Dort ist Peppol Standard. Ohne Peppol-Versand müssen Sie mit Ihrem Kunden eine andere Lösung vereinbaren.

4. Wie gut ist der Empfang?

Seit 2025 bekommen Sie E-Rechnungen von Lieferanten. Achten Sie darauf, ob das Programm beide Formate automatisch ausliest. Bei FastBill etwa müssen XRechnung-Daten laut Hilfe manuell übernommen werden. Bei Lexware Office ist der Empfang schon in Version S enthalten.

5. Passt es zur Steuerberatung?

Fragen Sie Ihre Steuerberatung, in welcher Form sie Belege und E-Rechnungen braucht. Viele Kanzleien arbeiten mit DATEV. Wie gut ein Programm Daten dorthin übergibt, haben wir nicht geprüft.

Testen Sie die Ausgabe, bevor Sie sich festlegen

Werbeseiten sagen „E-Rechnung-fähig“, aber nicht, in welchem Profil und ob die Datei die offiziellen Regeln besteht. Der zuverlässigste Test kostet fünf Minuten: Erstellen Sie in der Testphase eine Beispielrechnung, laden Sie die XML oder das ZUGFeRD-PDF herunter und prüfen Sie sie.

Unser Validator prüft XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X und Peppol-Dateien mit den offiziellen Regeln der CEN, der KoSIT und von OpenPeppol und zeigt das ZUGFeRD-Profil an. Die Datei wird dabei nicht hochgeladen.

Achten Sie im Ergebnis auf drei Punkte: Steht als Profil mindestens BASIC, besser EN 16931? Gibt es Fehler bei den Rechenregeln? Und ist bei XRechnung das Feld BT-10 gefüllt, im B2B notfalls mit „-“?