E-Rechnung-Pflicht 2025–2028: wer, ab wann, welches Format

Seit 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnung-Pflicht für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Sie kommt in zwei Schritten: Empfangen müssen alle Unternehmen schon jetzt, ausstellen müssen sie je nach Umsatz ab 1. Januar 2027 oder ab 1. Januar 2028.

Diese Seite erklärt, wer betroffen ist, welche Übergangsfristen gelten, welche Formate zählen und wo es Ausnahmen gibt. Alle Angaben beruhen auf dem Umsatzsteuergesetz und den Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF), Stand 14. November 2026. Für Ihren Einzelfall ist Ihr Steuerberater der richtige Ansprechpartner.

Die E-Rechnung-Pflicht auf einen Blick

Es gibt keine staatliche Plattform, keine Freigabe der Rechnung durch das Finanzamt und kein E-Reporting. Die E-Rechnung geht wie bisher direkt vom Rechnungssteller zum Empfänger.

Rechtsgrundlage: Wachstumschancengesetz und § 14 UStG

Die Pflicht steht in § 14 UStG, geändert durch das Wachstumschancengesetz. Danach ist eine Rechnung als E-Rechnung auszustellen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind und der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist. Die Übergangsfristen regelt § 27 Abs. 38 UStG.

Eine E-Rechnung ist nach dem Gesetz eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Was genau das bedeutet, erklären wir in Was ist eine E-Rechnung?.

Wer E-Rechnungen empfangen muss (seit 2025)

Seit 1. Januar 2025 muss jedes in Deutschland ansässige Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist. Das betrifft auch:

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG,
• Unternehmen mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen, zum Beispiel Ärzte oder Vermieter von Wohnraum,
• Land- und Forstwirte mit Durchschnittssatzbesteuerung nach § 24 UStG,
• Vereine für ihren unternehmerischen Bereich.

Ein E-Mail-Postfach reicht

Das BMF stellt klar: Für den Empfang reicht bereits ein E-Mail-Postfach. Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht erforderlich. Sie brauchen also keine neue Software, um die Pflicht zu erfüllen. Sie brauchen aber eine Möglichkeit, die XML-Datei lesbar anzuzeigen und aufzubewahren.

Ein Empfänger, der keine E-Rechnung annehmen will, hat keinen Anspruch auf eine Papierrechnung. Der Rechnungssteller hat seine Pflicht erfüllt, wenn er die E-Rechnung geschickt hat und das belegen kann.

Eine XRechnung ist reines XML ohne Bild. Zum Anschauen können Sie den kostenlosen Viewer der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de nutzen oder unseren Prüfer, der die Datei direkt im Browser liest.

Wer ab wann E-Rechnungen ausstellen muss

Ausschlaggebend ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr. Für 2027 zählt also der Umsatz aus 2026. Die Grenze liegt bei 800.000 €.

Ab 1. Januar 2027: Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €

Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €, müssen Sie für Leistungen ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen an inländische Unternehmen ausstellen.

Beispiel: Ein Malerbetrieb hat 2026 einen Gesamtumsatz von 950.000 €. Für einen Auftrag, den er im Februar 2027 ausführt, muss er eine E-Rechnung schreiben, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD.

Ab 1. Januar 2028: alle übrigen Unternehmen

Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 €, dürfen Sie für Leistungen im Jahr 2027 noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate wie PDF verwenden. Die Rechnung muss bis 31. Dezember 2027 ausgestellt sein. Ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht dann für alle.

Beispiel: Eine Grafikdesignerin mit 120.000 € Umsatz 2026 darf eine Leistung vom Oktober 2027 noch als PDF abrechnen, wenn der Kunde zustimmt und die Rechnung bis 31. Dezember 2027 rausgeht. Für eine Leistung im Januar 2028 braucht sie eine E-Rechnung.

Organschaft: Umsatz des ganzen Organkreises

Bei einer umsatzsteuerlichen Organschaft zählt laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 der Umsatz des gesamten Organkreises. Eine kleine Tochtergesellschaft fällt also unter die 800.000-€-Grenze nur, wenn auch der ganze Organkreis darunter liegt.

Gutschriften: der Umsatz des Ausstellers zählt

Rechnet der Leistungsempfänger per Gutschrift ab (Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn), kommt es auf den Umsatz desjenigen an, der die Gutschrift ausstellt, nicht auf den des Lieferanten.

Neugründungen ab 2027

Ein Unternehmen, das 2027 gegründet wird, hat keinen Vorjahresumsatz. Wörtlich gelesen liegt es damit unter 800.000 € und könnte die Übergangsregel für 2027 nutzen. Eine offizielle Bestätigung dafür haben wir nicht gefunden. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater.

Übergangsfristen im Detail

Die Übergangsfristen aus § 27 Abs. 38 UStG hängen vom Zeitpunkt der Leistung und vom Datum der Rechnung ab.

Die Zustimmung zu einem PDF kann auch stillschweigend erteilt werden.

EDI-Verfahren, aus denen sich die Rechnungsdaten richtig und vollständig in ein Format nach EN 16931 übertragen lassen, bleiben auch nach 2027 zulässig.

Lücke: Leistung im Dezember 2026, Rechnung im Januar 2027

Welche Formate als E-Rechnung gelten

Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Format vor, sondern die Norm EN 16931. Welches gültige Format Sie verwenden, vereinbaren Sie mit Ihrem Geschäftspartner.

Bei ZUGFeRD gilt: Weichen das XML und das sichtbare PDF voneinander ab, geht das XML vor.

Auch der Übermittlungsweg ist frei. E-Mail, Schnittstelle, Download aus einem Portal oder EDI sind möglich. Für B2B-Rechnungen brauchen Sie keine Leitweg-ID. In der XRechnung darf das Feld Käuferreferenz (BT-10) dann einen Bindestrich enthalten.

Ausnahmen: wann Papier oder PDF erlaubt bleibt

Auch nach 2027 dürfen Sie in diesen Fällen eine sonstige Rechnung (Papier oder, mit Zustimmung, PDF) ausstellen.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 €

Rechnungen bis 250 € brutto dürfen nach § 33 UStDV immer sonstige Rechnungen sein. Das gilt nicht für Umsätze nach §§ 3c, 6a und 13b UStG.

Fahrausweise

Fahrausweise für die Personenbeförderung dürfen nach § 34 UStDV immer sonstige Rechnungen sein.

Kleinunternehmer

Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen nach § 34a UStDV immer sonstige Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem. Mehr dazu auf unserer Seite E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG

Für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, zum Beispiel Finanzdienstleistungen, Wohnraumvermietung oder Heilbehandlungen, besteht keine Rechnungspflicht und damit auch keine E-Rechnung-Pflicht. Wer auf die Steuerbefreiung nach § 9 UStG verzichtet, fällt dagegen unter die Pflicht. Das gilt auch für gemischte Rechnungen mit steuerfreien und steuerpflichtigen Positionen.

Privatkunden, Behörden und ausländische Geschäftspartner

Rechnungen an Verbraucher (B2C) und an juristische Personen ohne unternehmerischen Bereich fallen nicht unter die Pflicht. Auch wenn der Lieferant oder der Kunde nicht in Deutschland ansässig ist, gilt sie nicht, selbst bei einer deutschen Umsatzsteuer-Registrierung. Ein ausländischer Lieferant ohne feste Niederlassung kann das auf seiner Rechnung vermerken, und der Kunde darf sich darauf verlassen.

Keine Ausnahme: Land- und Forstwirte

Für Umsätze nach § 24 UStG (Durchschnittssatzbesteuerung) gelten die E-Rechnung-Regeln laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ebenfalls.

Barkäufe über 250 €

Wer nach Ende der Übergangsfristen im Baumarkt oder Restaurant für mehr als 250 € einkauft, braucht eine E-Rechnung. Das BMF schlägt vor, vor Ort einen Kassenbeleg auszugeben und ihn später per E-Rechnung zu ersetzen, zum Beispiel per E-Mail.

Was die BMF-Schreiben regeln

Das BMF hat drei Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht: vom 15. Oktober 2024, vom 15. Oktober 2025 und vom 15. Oktober 2026. Sie zeigen, wie die Finanzverwaltung das Gesetz anwendet.

BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025

Das zweite Schreiben bestätigt unter anderem, dass ein E-Mail-Postfach für den Empfang reicht, auch wenn der Empfänger Kleinunternehmer ist. Es nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne MINIMUM und BASIC-WL) als zulässiges Format und bezieht Land- und Forstwirte nach § 24 UStG ausdrücklich ein.

BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026

Das dritte Schreiben ergänzt die bisherigen Regeln. Die wichtigsten Punkte:

• E-Rechnungen, die bis 31. Dezember 2026 ausgestellt werden und den Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen, werden nicht beanstandet, auch nicht beim Vorsteuerabzug.
• Bei Bruttopreis-Rechnungen dürfen im strukturierten Teil bis 31. Dezember 2027 nur die Summen je Steuersatz stehen, mit den Positionen in einem eingebetteten Anhang.
• Schlussrechnungen nach Anzahlungen dürfen die Anzahlungen bis 30. Juni 2030 über BT-113 und BT-22 oder einen eingebetteten Anhang abziehen.
• Bescheide über öffentlich-rechtliche Abgaben, die bis 30. Juni 2030 erlassen werden, dürfen sonstige Rechnungen sein.
• Bei Bauleistungen dürfen die Gewerke mit Summen im strukturierten Teil stehen.
• Massenversorger mit gemischtem Kundenstamm, etwa Energieversorger, müssen den Unternehmerstatus nur bei Vertragsbeginn oder Vertragsänderung prüfen.
• Anzahlungsrechnungen, die vor Beginn der eigenen Pflicht ausgestellt werden, müssen keine E-Rechnungen sein.

Sanktionen: kein Bußgeld, aber Risiko beim Vorsteuerabzug

Wer eine sonstige Rechnung schickt, obwohl eine E-Rechnung Pflicht ist, begeht nach Auffassung des BMF keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, Rn. 28, und BMF-FAQ). Ein Bußgeld droht für das Format also nicht.

Das Risiko liegt beim Kunden. Eine sonstige Rechnung ist in diesem Fall keine ordnungsgemäße Rechnung und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Abhilfe schafft eine berichtigte Rechnung als E-Rechnung. Daneben ist der Nachweis über objektive Beweismittel möglich, allerdings unter strengen Maßstäben. Durfte der Kunde annehmen, dass der Lieferant eine Übergangsregel nutzt, wird das nicht beanstandet.

Korrekturen und Gutschriften

Ist eine E-Rechnung Pflicht, muss auch die Rechnungskorrektur eine E-Rechnung sein. Während der Übergangszeit dürfen Korrekturen ohne E-Rechnung erfolgen. Bei Gutschriften (Abrechnung durch den Leistungsempfänger) ist für die 800.000-€-Grenze der Umsatz dessen maßgeblich, der die Gutschrift ausstellt.

Rechnungen an Behörden sind anders geregelt

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) gelten eigene Regeln: die E-Rechnungsverordnung des Bundes und Landesrecht. Hier brauchen Sie die Leitweg-ID des Auftraggebers. Wo beide Regelwerke greifen, gilt das strengere.

Stand der Diskussion um eine Verschiebung

Stand 14. November 2026: nein. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks und die Bankenbranche fordern, die Stufe ab 800.000 € auf 1. Januar 2028 zu verschieben. Das Jahressteuergesetz 2026 hat der Bundestag am 12. November 2026 beschlossen, laut Bundestag ohne Bezug zur E-Rechnung. § 27 Abs. 38 UStG ist unverändert. Wir prüfen den Stand bis 1. Januar 2027 vor jeder Aktualisierung dieser Seite.

Später soll ein Meldesystem an die Finanzverwaltung folgen. Ein Gesetz dafür gibt es noch nicht, ein Starttermin ist offiziell nicht bekannt.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Empfang prüfen: Legen Sie fest, an welche E-Mail-Adresse E-Rechnungen gehen und wie Sie die XML-Dateien anzeigen und ablegen.
2. Umsatz 2026 ermitteln: Liegt der Gesamtumsatz über 800.000 €, gilt die Ausstellungspflicht für Leistungen ab 1. Januar 2027. Im Organkreis zählt der ganze Kreis.
3. Dezember-Rechnungen planen: Rechnen Sie Leistungen aus 2026 möglichst bis 31. Dezember 2026 ab.
4. Software wählen: Programme wie sevDesk können laut Hersteller XRechnung und ZUGFeRD erstellen, senden und empfangen. Bei Lexware Office ist der Empfang ab Version S und das Erstellen ab Version M enthalten. Einen Überblick finden Sie in unserem Vergleich von E-Rechnung-Software.
5. Testen: Prüfen Sie Ihre ersten E-Rechnungen mit einem Validator, bevor Sie sie an Kunden schicken.

Alle Fristen in Deutschland, Frankreich und Belgien sehen Sie in unserer Übersicht der E-Rechnung-Fristen.