Was ist eine E-Rechnung? Einfach erklärt, mit Glossar A–Z

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, deren Inhalt als strukturierter Datensatz vorliegt. Ein Programm kann sie lesen und verbuchen, ohne dass jemand Zahlen abtippt. Ein PDF oder ein Scan reicht dafür nicht, auch wenn sie elektronisch verschickt werden.

Unten erklären wir die E-Rechnung in einfachen Worten. Danach folgt ein Glossar mit den wichtigsten Begriffen von A bis Z.

Die E-Rechnung einfach erklärt

Stellen Sie sich eine Rechnung als Formular vor. Auf Papier oder im PDF sieht ein Mensch, wo die Rechnungsnummer steht, wo der Betrag und wo die Steuer. Ein Computer sieht nur ein Bild oder Text ohne Bedeutung.

In einer E-Rechnung steht jede Angabe in einem eigenen, benannten Feld. Das Programm weiß also genau: Dieses Feld ist die Rechnungsnummer, dieses der Nettobetrag, dieses die Umsatzsteuer. Meist ist die E-Rechnung eine XML-Datei.

Rechtlich ist eine E-Rechnung in Deutschland eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 UStG). Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

E-Rechnung, PDF und Papier im Vergleich

Die zwei häufigsten Formate in Deutschland

• XRechnung: reines XML, ohne Bild. Ohne Viewer sehen Sie nur Code. Bei Rechnungen an den Bund ist sie der Standard.
• ZUGFeRD: ein PDF, in das eine XML-Datei eingebettet ist. Menschen lesen das PDF, Programme die Daten. Ab Version 2.0.1 zählt es als E-Rechnung, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt das XML.

Daneben gibt es Peppol BIS Billing 3.0, das vor allem in Belgien Standard ist, und Factur-X, das französische Gegenstück zu ZUGFeRD.

Wer E-Rechnungen braucht

In Deutschland müssen alle Unternehmen seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür. Ausstellen müssen sie Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab 1. Januar 2027, alle anderen ab 1. Januar 2028. Alle Einzelheiten stehen in unserem Ratgeber zur E-Rechnung-Pflicht.

Sie haben eine E-Rechnung bekommen und möchten sehen, was drinsteht? Unser Prüfer zeigt sie lesbar an und prüft sie gegen die offiziellen Regeln. Die Datei bleibt auf Ihrem Gerät.

Glossar A–Z

Annuaire

Das zentrale Verzeichnis der französischen E-Rechnung. Es hält fest, über welche zugelassene Plattform ein Unternehmen Rechnungen empfängt. Mehr dazu: Annuaire.

B2B, B2C, B2G

Abkürzungen für Geschäfte zwischen Unternehmen (Business to Business), mit Verbrauchern (Business to Consumer) und mit Behörden (Business to Government). Die deutsche E-Rechnung-Pflicht nach § 14 UStG gilt für B2B. Für B2G gelten eigene Regeln.

BMF-Schreiben

Verwaltungsanweisungen des Bundesfinanzministeriums. Zur E-Rechnung gibt es drei: vom 15. Oktober 2024, vom 15. Oktober 2025 und vom 15. Oktober 2026.

BT (Business Term)

Ein Datenfeld der Norm EN 16931 mit fester Nummer. Beispiel: BT-10 ist die Käuferreferenz, in der bei Rechnungen an Behörden die Leitweg-ID steht.

CII

Cross Industry Invoice (UN/CEFACT), neben UBL eine der beiden XML-Syntaxen der Norm EN 16931. Die XRechnung gibt es in CII und in UBL.

E-Reporting

Die laufende Meldung von Umsatz- oder Zahlungsdaten an die Finanzverwaltung. In Frankreich ist sie Teil der Reform. In Deutschland ist ein Meldesystem geplant, aber noch nicht gesetzlich geregelt.

EDI

Elektronischer Datenaustausch zwischen Unternehmen, zum Beispiel mit EDIFACT. Nicht EN-16931-konformes EDI ist in Deutschland mit Zustimmung des Empfängers bis 31. Dezember 2027 erlaubt.

EN 16931

Die europäische Norm für elektronische Rechnungen. Sie legt fest, welche Angaben eine E-Rechnung enthält und in welchen Syntaxen (UBL und CII) sie dargestellt wird.

Factur-X

Das in Frankreich übliche Hybridformat aus PDF und eingebettetem XML, technisch eng verwandt mit ZUGFeRD. Mehr dazu: Factur-X.

Gesamtumsatz

Die Summe der steuerbaren Umsätze nach § 19 Abs. 2 UStG. Der Gesamtumsatz des Vorjahres entscheidet, ob ein Unternehmen ab 2027 oder erst ab 2028 E-Rechnungen ausstellen muss (Grenze 800.000 €).

Gutschrift

Eine Abrechnung, die der Leistungsempfänger statt des Lieferanten ausstellt. Für die 800.000-€-Grenze zählt der Umsatz dessen, der die Gutschrift ausstellt.

Hybride Rechnung

Eine Rechnung, die ein lesbares PDF und strukturierte Daten in einer Datei verbindet, etwa ZUGFeRD oder Factur-X.

Kleinbetragsrechnung

Eine Rechnung bis 250 € brutto. Sie darf nach § 33 UStDV immer eine sonstige Rechnung sein, also Papier oder PDF.

Kleinunternehmer

Unternehmer, die die Sonderregelung nach § 19 UStG nutzen. Sie müssen E-Rechnungen empfangen, aber nie ausstellen. Mehr dazu: Kleinunternehmer.

KoSIT

Die Koordinierungsstelle für IT-Standards. Sie betreut den Standard XRechnung und stellt die offiziellen Prüfregeln bereit.

Leitweg-ID

Die Adresse eines deutschen öffentlichen Auftraggebers für E-Rechnungen, bestehend aus Grobadressierung, Feinadressierung und Prüfziffer. Im B2B wird sie nicht gebraucht. Mehr dazu: Leitweg-ID.

Organschaft

Ein umsatzsteuerlicher Verbund mehrerer Gesellschaften. Für die 800.000-€-Grenze zählt der Umsatz des gesamten Organkreises.

OZG-RE

Die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes. Über sie reichen Lieferanten E-Rechnungen an Bundesbehörden ein, per Peppol, E-Mail, Upload oder Weberfassung.

Peppol

Ein internationales Netz für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Teilnehmer sind über Dienstleister (Access Points) angebunden. In Belgien ist Peppol seit 2026 der Standard für B2B-Rechnungen.

Peppol BIS Billing 3.0

Das Rechnungsformat im Peppol-Netz, eine Anwendung der Norm EN 16931 auf Basis von UBL.

Peppol-ID

Die Adresse eines Teilnehmers im Peppol-Netz, zum Beispiel 9930 plus deutsche USt-IdNr. oder 0204 plus Leitweg-ID. Mehr dazu: Peppol-ID.

Plateforme agréée (PA)

Ein vom französischen Staat zugelassener Dienstleister, über den Unternehmen in Frankreich E-Rechnungen senden und empfangen. Früher PDP genannt.

Sonstige Rechnung

Jede Rechnung, die keine E-Rechnung ist: Papier, PDF, Word-Datei, Scan. Sie ist nur noch erlaubt, wo eine Übergangsregel oder Ausnahme greift.

Übergangsfrist

Der Zeitraum, in dem statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung erlaubt ist. In Deutschland für Leistungen aus 2025 und 2026 bis 31. Dezember 2026, für kleinere Unternehmen für Leistungen aus 2027 bis 31. Dezember 2027.

UBL

Universal Business Language, die zweite XML-Syntax der Norm EN 16931. Peppol BIS Billing 3.0 und viele XRechnungen nutzen UBL.

Validierung

Die technische Prüfung, ob eine E-Rechnung die Regeln der Norm und des jeweiligen Formats einhält. Unser Validator prüft gegen EN 16931, die KoSIT-Regeln der XRechnung und Peppol BIS.

ViDA

VAT in the Digital Age, ein EU-Paket zur Mehrwertsteuer. Ab 1. Juli 2030 werden innergemeinschaftliche B2B-Umsätze elektronisch abgerechnet und nahezu in Echtzeit gemeldet.

XML

Ein Textformat, das Daten in benannten Feldern speichert. Die meisten E-Rechnungen bestehen aus XML oder enthalten eine XML-Datei.

XRechnung

Das deutsche Format für E-Rechnungen, eine nationale Ausprägung der Norm EN 16931. Reines XML in UBL- oder CII-Syntax.

ZUGFeRD

Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Ein hybrides Format aus PDF/A-3 und eingebettetem XML. Ab Version 2.0.1 gilt es als E-Rechnung, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.