Peppol einfach erklärt: Netzwerk, BIS Billing und E-Rechnung

Peppol ist ein europäisches Netzwerk, über das Unternehmen und Behörden E-Rechnungen direkt von Software zu Software schicken. Statt eine Datei per E-Mail anzuhängen, übergibt Ihr Rechnungsprogramm die Rechnung an einen Dienstleister, der sie an den Dienstleister Ihres Kunden zustellt. Der Kunde bekommt sie automatisch in seine Buchhaltung.

In Deutschland ist Peppol im B2B freiwillig. Trotzdem begegnet es Ihnen immer öfter: bei Rechnungen an den Bund, bei Kunden in Belgien, wo Peppol seit 1. Januar 2026 Standard ist, und in Rechnungsprogrammen, die es als Versandweg anbieten. Diese Seite erklärt, wie Peppol funktioniert, welches Format dahintersteckt und wann es sich für Sie lohnt.

Was Peppol ist

Peppol steht für ein Netzwerk mit gemeinsamen Regeln, Formaten und Verträgen. Getragen wird es vom Verein OpenPeppol. In jedem Land gibt es eine Peppol Authority, die die Dienstleister beaufsichtigt. Für Deutschland ist das die KoSIT: „Die KoSIT ist im Auftrag des IT-Planungsrats die nationale Peppol Authority für Deutschland.“

Das Netzwerk besteht aus drei Bausteinen:

• Access Points: Zertifizierte Dienstleister, die Rechnungen senden und empfangen. Ihr Rechnungsprogramm ist entweder selbst einer oder an einen angebunden.
• SMP (Service Metadata Publisher): Ein Verzeichnisdienst, der festhält, welcher Teilnehmer welche Dokumente über welchen Access Point empfängt.
• Peppol-ID: Die Adresse eines Teilnehmers, etwa eine Unternehmensnummer mit vorangestellter Kennung. Wie Sie Ihre eigene finden, steht auf der Seite zur Peppol-ID.

Dienstleister werden zuerst Mitglied bei OpenPeppol, schließen dann Verträge mit der Peppol Authority und erhalten nach erfolgreichen Tests ein Zertifikat. Als Unternehmen können Sie sich nicht direkt registrieren. Sie brauchen immer einen solchen Dienstleister.

Das Vier-Ecken-Modell

Peppol arbeitet nach dem Vier-Ecken-Modell. Ecke 1 sind Sie als Absender, Ecke 2 Ihr Access Point, Ecke 3 der Access Point Ihres Kunden, Ecke 4 Ihr Kunde. Die KoSIT beschreibt den Vorteil so: „Die fachliche und die Transportebene ist hierbei sauber voneinander getrennt.“

Für Sie bedeutet das: Sie müssen nicht wissen, welche Software Ihr Kunde nutzt. Es reicht, dass beide Seiten im Netzwerk sind. Jeder Teilnehmer wählt seinen Dienstleister frei und kann ihn wechseln.

Peppol BIS Billing 3.0: das Format im Netzwerk

Über Peppol können verschiedene Dokumente laufen, für Rechnungen ist das Standardformat Peppol BIS Billing 3.0. Es ist wie die XRechnung eine Konkretisierung der EN 16931 und nutzt die Syntax UBL, mit den Dokumenttypen Rechnung (Invoice) und Gutschrift (Credit Note). OpenPeppol aktualisiert die Prüfregeln regelmäßig, zuletzt mit dem Release vom Mai 2026.

Peppol transportiert nicht nur BIS Billing. Über das Netzwerk können auch XRechnungen laufen. Der Bund nimmt Rechnungen über Peppol an, und manche Programme, etwa Accountable, dokumentieren den Versand von XRechnung oder ZUGFeRD über Peppol.

Peppol in Deutschland

Deutschland schreibt im B2B keinen Übertragungsweg vor. Laut BMF reicht für den Empfang von E-Rechnungen ein E-Mail-Postfach, und der Weg wird zwischen den Vertragsparteien vereinbart. Peppol ist eine Option, keine Pflicht.

Steuerlich ist eine Peppol-Rechnung in Deutschland eine E-Rechnung, wenn sie der EN 16931 entspricht. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hält fest, dass die Verwendung elektronischer Rechnungsformate „nicht auf nationale Formate beschränkt“ ist. Peppol BIS Billing 3.0 erfüllt diese Bedingung. Welche Fristen für Sie gelten, steht auf der Seite zur E-Rechnung-Pflicht.

Rechnungen an den Bund über Peppol

Die Bundesverwaltung ist laut KoSIT seit 2019 über Peppol erreichbar. Die Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE) bietet Peppol als Versandweg direkt aus der Software, neben Weberfassung, Upload und E-Mail. Das Format bleibt dabei in der Regel die XRechnung, und Sie brauchen die Leitweg-ID der Behörde.

Unternehmen nutzen laut KoSIT als Peppol-Adresse in der Regel die GEBA (German Electronic Business Address).

Wann sich Peppol für deutsche Firmen lohnt

• Sie liefern an Behörden: Der Versand aus der Software spart das manuelle Hochladen auf Portalen.
• Sie haben Kunden in Belgien oder anderen Peppol-Ländern: Dort ist Peppol oft der einzige Weg, den die Buchhaltung des Kunden automatisch verarbeitet.
• Sie bekommen viele Rechnungen: Über Peppol landen sie strukturiert in Ihrer Software, statt aus E-Mail-Anhängen gefischt zu werden.

Wenn nichts davon zutrifft, reicht der Versand per E-Mail völlig aus.

So kommen Sie ins Peppol-Netzwerk

Der Einstieg ist einfacher, als die Begriffe vermuten lassen. In fünf Schritten:

1. Dienstleister wählen: Prüfen Sie zuerst, ob Ihr Rechnungsprogramm Peppol schon kann. Wenn nicht, gibt es eigenständige Peppol-Dienste, die Rechnungen per E-Mail-Weiterleitung oder Schnittstelle annehmen.
2. Registrieren lassen: Der Dienstleister trägt Sie mit einer Peppol-ID im Netzwerk ein. Erst danach können andere Teilnehmer Sie erreichen.
3. Eintrag prüfen: Ob Sie und Ihre Kunden erreichbar sind, sehen Sie im öffentlichen Peppol-Verzeichnis. Wie das geht, erklärt die Seite zur Peppol-ID.
4. Testrechnung schicken: Schicken Sie die erste Rechnung an einen Kunden, der Peppol nutzt, und bitten Sie um Rückmeldung, ob sie korrekt angekommen ist.
5. Empfang einrichten: Legen Sie fest, wo eingehende Peppol-Rechnungen landen, und bewahren Sie die XML wie jede E-Rechnung acht Jahre auf.

Was Peppol kostet

Einen staatlichen Gratis-Zugang gibt es nicht, die Preise legen die Dienstleister fest. Einige Beispiele (Stand: Nov. 2026, ohne Mehrwertsteuer, laut Anbieter):

Die ersten vier Anbieter richten sich vor allem an Belgien. Ob sie Firmen ohne belgische Unternehmensnummer aufnehmen, fragen Sie vorher nach.

Peppol in Belgien

Belgien hat Peppol zum Standardweg gemacht. Seit 1. Januar 2026 müssen in Belgien ansässige Unternehmen untereinander strukturierte E-Rechnungen austauschen, standardmäßig im Format Peppol BIS Billing 3.0. Die Toleranzphase endete am 31. März 2026. Wer nicht senden und empfangen kann, riskiert Bußgelder von 1.500 €, 3.000 € und 5.000 €.

Belgische Unternehmen sind mindestens unter ihrer Unternehmensnummer im Netzwerk registriert, also unter 0208:<Unternehmensnummer>. Lieferanten können sie so erreichen, ohne nach einer Peppol-ID zu fragen.

Grenzüberschreitende Rechnungen sind in Belgien außerhalb der Pflicht, strukturierte E-Rechnungen dafür aber mit Zustimmung des Empfängers erlaubt. Eine Peppol-Registrierung gilt dabei als Zustimmung. Details stehen auf der Seite zu Belgien, passende Programme im Peppol-Software-Vergleich für Belgien.

Peppol und Frankreich

Frankreich nutzt für seine Reform kein offenes Peppol-Netzwerk als Pflichtweg, sondern zugelassene Plattformen (plateformes agréées). Seit 1. September 2026 müssen alle in Frankreich ansässigen Unternehmen E-Rechnungen über eine solche Plattform empfangen. Einige dieser Plattformen sprechen zusätzlich Peppol. Was das für deutsche Lieferanten heißt, steht auf der Seite zu Frankreich.

Häufige Missverständnisse

• „Peppol ist ein Format.“ Peppol ist in erster Linie das Netzwerk. Das Rechnungsformat darin heißt Peppol BIS Billing 3.0. Über das Netzwerk können auch andere Formate laufen, etwa XRechnung an den Bund.
• „Ohne Peppol keine E-Rechnung.“ In Deutschland falsch. Eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei per E-Mail ist eine vollwertige E-Rechnung.
• „Ich kann mich selbst bei Peppol anmelden.“ Nein, die Registrierung läuft immer über einen zertifizierten Dienstleister.
• „Der Staat stellt einen kostenlosen Zugang.“ Weder Deutschland noch Belgien bieten einen staatlichen Peppol-Zugang für Unternehmen. Belgien hat sich ausdrücklich für ein Marktmodell entschieden.
• „Peppol prüft meine Rechnung steuerlich.“ Dienstleister prüfen höchstens Format und Geschäftsregeln, nicht, ob Steuersatz und Leistungsbeschreibung stimmen. Dafür bleiben Sie verantwortlich.

Ausblick: ViDA ab 2030

Mit dem EU-Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) wird die E-Rechnung ab 1. Juli 2030 auch für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze Pflicht, verbunden mit einer Meldung in nahezu Echtzeit. Grundlage ist die EN 16931. Für Ihre heutigen Pflichten in Deutschland ändert das nichts, es ist aber ein Grund, schon jetzt auf Formate nach dieser Norm zu setzen.

Peppol-Rechnung prüfen

Viele Dienstleister prüfen Rechnungen vor dem Versand gegen die Peppol-Regeln und können fehlerhafte Dateien zurückweisen. Sie können eine Datei vorher selbst testen: Unser Validator prüft UBL-Rechnungen gegen die EN-16931-Regeln (CEN 1.3.17) und die Regeln von Peppol BIS Billing 3.0 (Version 3.0.22), direkt im Browser und ohne Upload.