Methodik: Quellen, Prüfregeln und Grenzen unseres Validators

Auf dieser Seite beschreiben wir, woher die Angaben auf OkInvoice stammen, wie wir sie prüfen und was unser Validator kann und was nicht. Wenn Sie einen Fehler finden, schreiben Sie uns über das Kontaktformular.

Welche Quellen wir nutzen

Für Pflichten, Fristen und Ausnahmen verwenden wir nur offizielle Quellen:

• Deutschland: Umsatzsteuergesetz und UStDV auf gesetze-im-internet.de, die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, 15. Oktober 2025 und 15. Oktober 2026 sowie die FAQ des BMF zur E-Rechnung.
• Frankreich: impots.gouv.fr, die Verwaltungsanweisungen im BOFiP, service-public.gouv.fr und Légifrance.
• Belgien: die Portale des SPF Finances (efacture.belgium.be, einvoice.belgium.be) und das Belgische Staatsblatt.
• Formate: KoSIT (xeinkauf.de) für XRechnung, FeRD für ZUGFeRD, FNFE-MPE für Factur-X, OpenPeppol für Peppol BIS Billing.

Wo eine offizielle Seite nicht erreichbar war, kennzeichnen wir Angaben aus Fach- oder Anbieterquellen als „Berichten zufolge“. Ein Beispiel ist die Abschaltung des belgischen Dienstes Hermes Ende 2025.

Wie wir mit Unsicherheit umgehen

Manche Fragen sind offen. Zum Beispiel enthält § 27 Abs. 38 UStG nach seinem Wortlaut eine Lücke für Leistungen im Dezember 2026, die erst im Januar 2027 abgerechnet werden. Und für die erste Ausstellungsstufe am 1. Januar 2027 fordern Verbände eine Verschiebung, beschlossen ist sie Stand 14. November 2026 nicht. Solche Punkte nennen wir ausdrücklich und verweisen an die Steuerberatung, statt eine Antwort zu erfinden.

Wie oft wir prüfen

Jede Seite trägt oben das Datum der letzten inhaltlichen Prüfung. Die aktuelle Prüfung aller Länderdaten stammt vom 14. November 2026. Zusätzlich prüfen wir gezielt nach:

• Deutschland: § 27 Abs. 38 UStG vor jeder Aktualisierung, mindestens bis 1. Januar 2028.
• Frankreich: den Zeitplan für kleine und mittlere Unternehmen (1. September 2027) und die Liste der zugelassenen Plattformen.
• Belgien: den Gesetzentwurf zum e-reporting ab 2028.
• Formate: neue Versionen von XRechnung (4.0 wird für Frühjahr 2027 erwartet), ZUGFeRD und Peppol BIS.

Wie wir Software vergleichen

In unseren Software-Vergleichen stützen wir jede Funktionsangabe auf die Hilfe-, Preis- oder Funktionsseiten des Anbieters selbst. Wo wir keine Bestätigung gefunden haben, schreiben wir „nicht belegt“. Wo Anbieterseiten sich widersprechen, sagen wir das. Preise nennen wir mit Stand und nur, wenn der Anbieter sie klar angibt.

Die Reihenfolge richtet sich nicht nach Provisionen. Wie wir uns finanzieren, steht auf der Seite Über uns.

Wie der Validator prüft

Unser Validator wendet die offiziellen Prüfregeln (Schematron) der zuständigen Stellen an:

Bei ZUGFeRD- und Factur-X-Dateien liest er die eingebettete XML aus dem PDF und prüft das Profil in den XMP-Metadaten. Wir haben ihn gegen die offiziellen Testsuiten von CEN, OpenPeppol und KoSIT getestet.

Die Prüfung läuft vollständig in Ihrem Browser. Ihre Datei wird nicht hochgeladen und nicht gespeichert.

Was der Validator nicht prüft

• XSD-Schemaprüfung: Wir prüfen die Geschäftsregeln, nicht die formale Schema-Gültigkeit der XML.
• Volle PDF/A-Konformität: Dafür gibt es spezialisierte Werkzeuge wie veraPDF.
• Französische Zusatzregeln: Die nationalen Regeln für Inlandsrechnungen in Frankreich (CIUS) sind noch nicht eingebaut.
• Inhaltliche Richtigkeit: Ob der Steuersatz zu Ihrer Leistung passt oder ob Sie die Rechnung überhaupt elektronisch ausstellen müssen, kann kein Validator beurteilen.

Das BMF sagt selbst, eine Validierung sei „keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung“, helfe aber, Fehler zu vermeiden. Genau so verstehen wir unser Werkzeug.

Wie der Pflicht-Check entscheidet

Der Pflicht-Check übersetzt die offiziellen Regeln in wenige Fragen. Wenn Sie eine Frage mit „weiß nicht“ beantworten, zeigt er das früheste mögliche Datum und einen Hinweis. Bei Sonderfällen, die die Quellen nicht eindeutig regeln, empfiehlt er ausdrücklich die Steuerberatung.